Facturación Proveedores

Las condiciones de pago serán tomadas en todo caso de lo pactado según la Orden de Compra.

Se recomienda celeridad en la radicación de las facturas lo mas inmediato posible a la prestación del servicio o entrega del bien.

Absténgase de radicar facturas con periodo de emisión diferente al mes en el que esta radicando, le recordamos que es su deber formal emitir y radicar la facturación inmediato a la prestación del servicio o entrega del bien.

Con el fin de garantizar el cumplimiento de nuestras obligaciones con ustedes, les informamos que nuestra fecha máxima para radicación de facturas es el día 22 de cada mes; en caso que este día sea un sábado, la fecha máxima será el viernes anterior, es decir el 21; En el caso que el 22 sea domingo o feriado la fecha máxima será el día siguiente a este, es decir 23 o 24 respectivamente; Lo anterior para que la causación quede dentro del mes de emisión de la factura sin alterar nuestra fecha de cierre contable.

Los pagos a proveedores se realizan los días Miércoles, se incluyen para pago las facturas radicadas hasta el Viernes de la semana anterior y que cumplan con el vencimiento según la orden de compra para esa semana de pago.

  • Todas las facturas electrónicas emitidas deben ser enviadas únicamente al correo autorizado: facturaelectronica@genserpower.com, el envío por otro canal o a otro correo se entiende como no radicado por parte del proveedor
  • La factura Electrónica para todos los casos consta de: archivo XML y Representación Grafica. Deben ser enviados al correo autorizado, no se acepta el envió de links para posterior descarga de los archivos XML y Representación Grafica.
  • Todas las facturas deben cumplir con los requisitos del articulo 617 del ET y con los requisitos establecidos en el Decreto 2242 de 2015 para facturación electrónica.
  • Todas las facturas deben indicar en su cuerpo la(s) Orden(es) de Compra y la(s) Nota(s) de Recepción previamente enviadas al proveedor por parte del comercial encargado
  • Enviar por cada e-mail una sola factura o nota crédito electrónica adjuntando XML y Representación Grafica.
  • Solo se permite facturar lo efectivamente recibido según la Nota de Recepción y debe corresponder igualmente con la orden de compra
  • Indicar en el cuerpo de la factura el municipio donde se prestó el servicio o se recibió el bien
  • La fecha de las facturas debe corresponder al mes de radicación
  • Absténgase de enviar cualquier otra información al correo destinado para facturación electrónica, es única y exclusivamente para recibir facturas electrónicas (XML y Representación Grafica)
  • El incumplimiento de cualquiera de los requisitos antes mencionados es causal de devolución de la factura hasta su cumplimiento total.
  • El horario de Recepción de Facturas es de Lunes a Viernes de 8:00 am a 12:00 m y de 2:00 pm a 4:30 pm
  • Las facturas No Electrónicas y Documentos Equivalentes deberán ser radicados en nuestra dirección Calle 100 13-21 Piso 15. La radicación por otro medio se entiende como no radicado por parte del proveedor

    Para la radicación efectiva debe entregar:
    • Factura Original, con cumplimiento de los requisitos del Articulo 617 del ET
    • Orden de Compra, la cual debe estar aprobada y debe corresponder con los conceptos y valores facturados.
    • Nota de Recepción de Mercancías o Acta de Finalización del Servicio según sea el caso, la cual debe corresponder al concepto y cantidades facturadas
  • Todas las facturas deben indicar en su cuerpo la(s) Orden(es) de Compra y la(s) Nota(s) de Recepción previamente enviadas al proveedor por parte del comercial encargado
  • Solo se permite facturar lo efectivamente recibido según la Nota de Recepción y debe corresponder igualmente con la orden de compra
  • Indicar en el cuerpo de la factura el municipio donde se prestó el servicio o se recibió el bien
  • La fecha de las facturas debe corresponder al mes de radicación
  • Para los proveedores Personas Naturales, el documento de cobro por los bienes o servicios contratados debe llevar como mínimo: Nombres y Apellidos, Nit del beneficiario del pago o abono en cuenta, fecha de transacción, concepto, valor de la operación. Adicionalmente debe anexar el soporte de pago de seguridad social que corresponda al mes de prestación del servicio y el formato diligenciado y firmado de certificación juramentada de personas naturales establecido por la compañía.
  • El incumplimiento de cualquiera de los requisitos antes mencionados es causal de devolución de la factura hasta su cumplimiento total.